Dans le but de diminuer considérablement la pénible tâche des services de ressources humaines des entreprises, l’outil numérique MyPeopleDoc stocke et gère les documents. Cela comprend entre autres les fiches de paie, les contrats et les factures de toutes sortes. Cependant, comment fonctionne cette plateforme et comment s’en servir ? Quels sont ses services ? Lisez dans ce contenu l’essentiel à connaître sur l’outil.
Coffre-fort idéal pour vos bulletins de paie
MyPeopleDoc est un coffre-fort simple d’utilisation, mais avec de multiples atouts tant au niveau de la gestion des ressources humaines qu’au niveau de la gestion des documents. En effet, il s’agit d’une plateforme appropriée à toute entreprise digitale. My peopledoc permet à l’entreprise de procéder à la dématérialisation. Surtout de l’ensemble des activités et fonctionnalités qui se trouvent sous la responsabilité d’un service des ressources humaines (RH).
Du coup, sur cette plateforme numérique, vous pouvez effectuer la numérisation et l’archivage par ordre de sensibilité de tous les documents de l’entreprise. Grâce à cet outil alors, les salariés ou employés ont directement accès à leur bulletin de paie pour leur salaire. Pareil pour l’ensemble des documents d’ordre officiel.
Par ailleurs, la particularité du processus de dématérialisation de ce coffre-fort de MyPeopleDoc reste l’espace My peopledoc. Celui-ci est relié uniquement à l’utilisateur ou aux employés concernés. Ce qui est différent alors d’une adresse mail ou d’espace cloud qui est créé dans le domaine d’un emploi. Par conséquent, les salariés ont toujours accès à leur espace personnel. Ainsi, ils peuvent continuer d’accéder et de travailler sur les documents administratifs même s’ils sont en mission dans un autre pays. L’employé accède facilement à ses bulletins de paie sans se gêner.
Cependant, si le dirigeant le souhaite, il peut annuler la synchronisation et interrompre l’accès au salarié à certains documents administratifs. De même, les documents du coffre-fort MyPeople Doc sont téléchargeables pour être conservés, notamment quand il s’agit des fiches.
Quelques avantages de MyPeopleDoc pour une entreprise
Au sein d’une entreprise, le coffre-fort numérique MyPeopleDoc est bénéfique sur différents aspects relatifs à son processus de fonctionnement. En effet, avec la capacité de dématérialisation de l’évolution des ressources humaines par la plateforme numérique, les employés et employeurs gagnent de temps. Cela concerne aussi bien le bulletin de paie, la rédaction et signature de certains documents comme les contrats. La gestion électronique rend les tâches plus fluides. D’autant plus qu’un contrat peut être signé de façon électronique et sécurisée.
En outre, les documents et informations que stocke my people doc bénéficient d’une protection de haut niveau. De ce fait, les documents surtout administratifs sont bien cryptés. L’éventualité d’une perte ou disparition d’un document reste très limitée. Cela grâce au système d’automatisation de la plateforme.
Activer de code pour les comptes fonctionnels
Il est assez simple d’accéder à son compte numérique MyPeopleDoc. Le salarié a juste à aller sur la page d’accueil et à lancer une demande d’invitation. Cette dernière est alors transmise par mail et il revient à effectuer sa confirmation. Directement, cela est reçu et validé par le service des ressources humaines chargé de la gestion du coffre-fort numérique MyPeople Doc de toute l’entreprise.
En ce qui concerne l’employeur, il fait part au salarié du code d’activation pour l’accès à sa première connexion. Pour cela, il va suffire de cliquer sur le lien URL pour accéder à la page où il faut renseigner l’adresse et le code d’activation reçu. Pour assurer la confirmation, cela se fait par mail. De ce fait, l’employé a le droit de consulter les documents qui le concernent.
En somme, l’utilisation du coffre-fort numérique MyPeopleDoc semble d’un grand avantage aux employés et employeurs des entreprises. Son usage est facile et est à la portée de tous. L’essentiel est de veiller à se connecter au moins une fois par an à son compte numérique.